Immer wieder ist von ärgerlichen Zwischenfällen mit dem Prüfungsamt zu hören

Notenlisten gehen verloren, Gutachten und Anträge kommen im Prüfungsamt gar nicht erst an. In den vergangenen Monaten wurden der moritz-Redaktion immer wieder Ärgernisse aus dem Prüfungsamt zugetragen. Zeit, einmal nachzuhaken.

Die meisten Probleme zielen auf fehlerhafte Abschlusszeugnisse und Dokumente, die zwischen Instituten und dem Zentralen Prüfungsamt scheinbar verschwinden. „Durch die wahrscheinlich zu geringe Mitarbeiterzahl werden wichtige Dokumente verschlampt und man muss deshalb oft hinterher sein, um Prüfungsnoten eingetragen zu bekommen“, berichtet uns Petra*.

Sebastian Franz, ein mittlerweile ehemaliger Sachbearbeiter des Prüfungsamtes, fiel besonders durch Unfreundlichkeit auf. „Herrn Franz fand ich vom Service nicht besonders nett, seine Unfreundlichkeit war, wie ich finde, unangemessen“, erzählt uns Monika*. Zudem hätten auch bei ihm Anträge wochenlang unbearbeitet im Ordner gelegen. Sind dies alles nur unglückliche Einzelfälle?

Wir horchen uns weiter um und befragen Studierende vor dem Prüfungsamt. Die meisten sind sehr zufrieden mit der Arbeit ihrer Sachbearbeiter und loben deren Freundlichkeit und Schnelligkeit. Von anderen hören wir aber, dass auch bei ihnen Notenlisten zwischen dem Institut und dem Prüfungsamt verloren gegangen seien, oder dass Anträge auf Notenverbesserungen oder Praktikumsanrechnungen über Monate unbearbeitet auf den Tischen der Sachbearbeiter lägen. Also doch keine Ausnahmen?

Wir wollen im Prüfungsamt nachfragen. Ursula von der Gönne-Stübing, Geschäftsführerin des Zentralen Prüfungsamtes, scheint stets sehr beschäftigt. Telefonisch ist sie für uns nicht zu fassen und auf unsere E-Mail-Anfrage müssen wir auch gut zwei Wochen warten. Dann erhalten wir eine kurze Antwort mit der Bitte, uns an Jan Meßerschmidt, den Pressesprecher der Universität, zu wenden. Von Herrn Meßerschmidt erfahren wir: „Das Prüfungsamt bemüht sich, ausreichend Personal einzustellen. Aufgrund der schwierigen Stellensituation an der gesamten Universität müssen wir mit befristeten Stellen leben. Trotzdem sind wir optimistisch, das wir den Anforderungen gerecht werden können.“ Zudem würden „die Arbeitsstrukturen und Arbeitsabläufe laufend den Erfordernissen angepasst werden. Das wurde bisher immer so gehandhabt. Wir haben jetzt auch eine Kollegin, die Routineabläufe mitbetreut und Sachbearbeiter entlastet“, so Meßerschmidt weiter.

Demnach wurden befristete Stellen, wechselndes Personal und gar Personalmangel bereits als Ursachen für mögliche Probleme erkannt. Angesichts der von Jahr zu Jahr steigenden Studierendenzahlen an der Uni Greifswald und der gleichzeitig stagnierenden Mitarbeiterzahl des Prüfungsamtes, erscheint dies auch logisch. Und blickt man an andere Universitäten, so stellt man schnell fest: Greifswald ist unterbesetzt. Hier sind es acht Sachbearbeiter, die auf circa 10 500 Studierende kommen, in der Uni Rostock hingegen 15 Mitarbeiter, die auf etwa 13 000 Studierende kommen (dabei jeweils ohne Medizinische Fakultät gerechnet, Stand Wintersemester 2009/10).

Die Universität Greifswald führte vor zwei Jahren ein integriertes Qualitätssicherungssystem ein. Dieses beschäftigt sich zwar vorrangig mit der Evaluation von Studium und Lehre, jedoch sind dabei zum Teil auch die einzelnen Verwaltungsbereiche Gegenstand der Befragung. „Die Ergebnisse der aktuellen Absolventenbefragung zeigen keinen akuten Handlungsbedarf bezüglich der Beratung und Betreuung durch das zentrale Prüfungsamt. In persönlichen Gesprächen höre ich jedoch mitunter, dass Bearbeitungszeit und Fehlerfreiheit von Abschlusszeugnissen durchaus besser sein könnten sowie dass die Abstimmungsprozesse zwischen Lehrenden und dem Prüfungsamt bei der Prüfungsorganisation nicht immer optimal seien“, verrät der Projektleiter Andreas Fritsch. Vorsichtig weist er aber darauf hin, dass sich sein Team in Bezug auf den Bereich Geographie und Geschichte, auch mit dem Prüfungsamt beschäftigen wird. Dies soll 2011 der Fall sein. Ergebnisse und Maßnahmen sind zu diesem Zeitpunkt aber noch nicht voraussagbar.

Was die Zusammenarbeit mit den Fakultäten betrifft, so ist Meßerschmidt etwas zurückhaltender. Diese sei „im Wesentlichen sehr gut. Wenn es Probleme oder Meinungsverschiedenheiten gibt, dann muss das Gespräch gesucht werden”, erklärt der Pressesprecher.

Doch was ist mit den Dokumenten, die nie im Prüfungsamt aufgetaucht sind? Wo sind diese geblieben? Wir fragen also auch bei der Poststelle der Uni Greifswald nach. Dort erklärt man uns, dass Briefe nicht einfach verschwinden können. Meistens würde es an dem Absender liegen, der beispielsweise den Brief nicht richtig beschriftet hat, weiß Sybille Schrage, Verantwortliche der Zentralen Poststelle. Können Briefe oder Dokumente nicht richtig zugestellt werden, landen sie entweder zurück beim Absender oder werden der adressierten Einrichtung übersandt, wenn auch zunächst nicht dem eigentlichen Sachbearbeiter. Eine andere Möglichkeit gebe es nicht. Haben wir es also dann mit schwarzen Löchern zu tun, die irgendwo auf dem Campus Sachen verschwinden lassen?

Die Beschwerden bezüglich des oft genannten Herrn Franz haben sich im Übrigen von selbst erledigt, seitdem dieser nicht mehr im Prüfungsamt der Uni Greifswald tätig ist. Nach unseren Informationen, ist er mittlerweile als Flugbegleiter tätig. Leider ist uns der Name der Fluggesellschaft nicht bekannt.

* Name von der Redaktion geändert

Ein Bericht von Ella Jahn und Annegret Adam mit einem Foto von Anegret Adam